Разработка научно-обоснованных предложений по совершенствованию системы организационного управления Департамента земельных отношений администрации города Перми

октябрь 2008 – февраль 2009

Цели

Комплексное совершенствование деятельности Департамента земельных отношений города Перми (далее Департамент), включающее в себя разработку и оптимизацию организационно-функциональной структуры, разработку показателей результативности деятельности, расчет нормативов штатной численности подразделений и оптимизацию деятельности Департамента

Отрасль

Государственное и муниципальное управление

Участники проекта

Менеджер проекта:
Каменев Е.А.
Основные исполнители:
Лебедев М.А., Федоренко Я.С.

Предпосылки к реализации проекта

Активно проводимое на протяжении нескольких лет перераспределение функций на уровне подразделений и блоков администрации г. Перми, а так же отсутствие объективных критериев для определения необходимой штатной численности подразделений привели к невозможности корректной оценки поступающих с различных уровней предложений по изменению структуры и численности подразделений и соотнесения их с существующими и перспективными объемами работ.


В результате сформировалась обоюдная заинтересованность как со стороны Управления по вопросами муниципальной службы и кадров администрации города, так и со стороны обследуемых функциональных подразделений в получении независимых предложений по организационно-функциональным структурам подразделений и проведению оценки соответствия штатной численности выполняемым задачам и объемам работ.

Примененный подход

Расчет нормативов штатной численности Департамента проводился в соответствии с разработанным Аналитическим центром «Концепт» подходом, базирующемся на идее процессного моделирования нормируемой деятельности.
Для получения исходных данных для расчетов проводилось полное обследование деятельности Департамента, включающее в себя детальные аналитические проблемные интервью с руководителями и основными исполнителями, хронометраж выполнения отдельных операций, выгрузку и анализ информации базы данных по документообороту, анализ отчетности структурных подразделений, изучение нормативно-правовой базы, регламентирующей деятельность Департамента и др.
На основании процессных моделей выполнения функций и разработанной модели расчета нормативов штатной численности формировались предложения по оптимизации процедур выполнения отдельных функций, дающие дополнительные возможности по сокращению трудозатрат.

Результаты

1. Организационно-функциональная структура (ОФС) Департамента.

На выбор руководства Департамента были предложены несколько вариантов ОФС, по каждому из которых были приведены его сильные и слабые стороны, даны оценки соответствующего фонда оплаты труда. В результате многостороннего обсуждения был выбран оптимальный вариант с учетом оптимизации распределения управленческой нагрузки руководителей, процессных «разрывов», фонда оплаты труда и ориентированности оргструктуры на решение поставленных перед Департаментом задач.

2. Расчеты нормативов штатной численности подразделений Департамента.

Расчеты были проведены для 10 подразделений общей начальной численностью 106 человек. Обсчитаны 95 процессов, включающих в себя 620 операций нижнего уровня.
Необходимо отметить, что результатом работы является не только разовый расчет, но и действующая изменяемая модель. Эта модель позволяет проводить перерасчет численности Департамента в целом и отдельных его подразделений в соответствии с изменяющимися условиями: появление новых функций, прекращение выполнения или передача в другие подразделения выполняемых функций, изменение организационной структуры, изменение объемов документопотоков, автоматизация деятельности и др.
На основании процессных моделей выполнения функций и разработанной модели расчета нормативов штатной численности были даны предложения по оптимизации процедур выполнения отдельных функций, дающих дополнительные возможности по сокращению трудозатрат.

3. Показатели результативности деятельности Департамента.

Сформирован подход и разработаны показатели, позволяющие оценить реальное влияние деятельности Департамента на развитие земельных отношений, нелегально и незаконное землепользование и поступление средств в городской бюджет.