Разработка научно-обоснованных предложений по совершенствованию систем организационного управления функциональных, территориальных органов и подразделений администрации города Перми

сентябрь 2009 – декабрь 2009

Цели

Повышение эффективности управления деятельностью ряда подразделений Администрации г. Перми:выявление основных управленческих проблем, разработка и оптимизация организационно-функциональных структур, разработка диаграмм основных административных процессов и предложений по их оптимизации, расчет необходимой штатной численности. В работе участвовали следующие подразделения:Департамент имущественных отношений, Департамент финансов, Департамент планирования и развития территории города Перми, Управление внешнего благоустройства, Управление жилищно-коммунального хозяйства, Управление жилищных отношений, Администрация Свердловского района.

Отрасль

Государственное и муниципальное управление

Участники проекта

Менеджер проекта:
Каменев Е.А.
Основные исполнители:
Лебедев М.А., Федоренко Я.С., Седельников А.В., Заманова О.В., Байда Ю.В., Жариков А.Н., Михайлов А.Ю.

Предпосылки к реализации проекта

Активно проводимое на протяжении нескольких лет перераспределение функций на уровне подразделений и блоков администрации г. Перми, а так же отсутствие объективных критериев для определения необходимой штатной численности подразделений привели к невозможности корректной оценки поступающих с различных уровней предложений по изменению структуры и численности подразделений и соотнесения их с существующими и перспективными объемами работ.

В результате сформировалась обоюдная заинтересованность как со стороны Управления по вопросами муниципальной службы и кадров администрации города, так и со стороны обследуемых функциональных подразделений в получении независимых предложений по организационно-функциональным структурам подразделений и проведению оценки соответствия штатной численности выполняемым задачам и объемам работ.

Примененный подход

Расчет нормативов штатной численности Департамента проводился в соответствии с разработанным Аналитическим центром «Концепт» подходом, базирующемся на идее процессного моделирования нормируемой деятельности.
Для получения исходных данных для расчетов проводилось полное обследование деятельности Департамента, включающее в себя детальные аналитические проблемные интервью с руководителями и основными исполнителями, хронометраж выполнения отдельных операций, выгрузку и анализ информации базы данных по документообороту, анализ отчетности структурных подразделений, изучение нормативно-правовой базы, регламентирующей деятельность Департамента и др.
На основании процессных моделей выполнения функций и разработанной модели расчета нормативов штатной численности формировались предложения по оптимизации процедур выполнения отдельных функций, дающие дополнительные возможности по сокращению трудозатрат.

Результаты

Экспресс-анализ обследуемых подразделений

На этапе первичного экспресс-анализа был выполнен отбор и анализ организационно-распорядительных и нормативно-правовых документов, проведены аналитические проблемные интервью с руководителями и ключевыми сотрудниками обследуемых подразделений. По каждому объекту исследования был сформирован реестр управленческих проблем, а так же даны предварительные предложения по оптимизации административных процессов и организационной структуры, проведена экспресс-оценка необходимой штатной численности.

Диаграммы основных административных процессов исследуемых подразделений

В соответствии с согласованным перечнем, были разработаны диаграммы основных административных процессов исследуемых подразделений, позволяющие проводить анализ целесообразности изменения данных процессов, а так же служащие основой для подготовки предложений по организационно-функциональным структурам подразделений.

Описания проектов организационно-функциональных структур исследуемых подразделений

На основании реконструированных действующих организационно-функциональных структур исследуемых подразделений, на выбор руководителям были предложены несколько альтернативных вариантов их совершенствования, с приведением обоснования сильных и слабых сторон соответствующих решений. По результатам многосторонних обсуждений были отобраны оптимальные варианты, учитывающие оптимизацию распределения управленческой нагрузки руководителей, устранение процессных «разрывов», ориентированность оргструктуры на решение приоритетных задач подразделений.

Расчет необходимой штатной численности подразделений

Для каждого из исследуемых подразделений разработаны автоматизированные модели расчета необходимой штатной численности, основанные на процессном моделировании деятельности. Созданные модели позволяют проводить перерасчет при изменении параметров нагрузки, перераспределении функций или порядка выполнения административных процессов. Общее количество обсчитанных операций превысило 5000 единиц.