Основные цели и принципы внедрения Информационной системы управления государственными и муниципальными служащими в Ленинградской области

Информационная система управления государственными и муниципальными служащими в Ленинградской области

Основной целью внедрения Информационной системы управления государственными и муниципальными служащими в Ленинградской области (ИСУ ГМС) является повышение эффективности бюджетных затрат на управление государственными и муниципальными служащими путём создания инструмента, позволяющего эффективно и с наименьшими затратами создать и использовать систему управления государственными и муниципальными служащими.

Внедрение ИСУ ГМС стало частью комплекса взаимосвязанных мероприятий по реализации концепции административной реформы на территории Ленинградской области.

Повышение эффективности управления системы государственной службы и кадров предполагало в первую очередь внедрение системы управления персоналом. Её функционирование связано с оперированием десятками тысяч данных по государственным и муниципальным служащим, поскольку на их основе принимаются решения по обучению, планированию численности и кадрового резерва, организации и проведению конкурсов на замещение должностей государственной гражданской службы. Помимо этого, в полномочия системы государственной службы Администрации Ленинградской области также входит ведение Сводного реестра муниципальных служащих и обучение муниципальных служащих.

Эффективное оперирование столь огромными объёмами данных невозможно без проведения соответствующих работ по автоматизации и внедрению ИСУ ГМС. В качестве базового программного продукта для создания системы было использовано решение SAP HCM, установленное на три сервера (разработки, тестирования и продуктивной системы), расположенных в Администрации Ленинградской области. Количество закупленных лицензий ERP 2005 и, соответственно, пользователей системы, составило 38 и позволило обеспечить работу как специалистов областной администрации, так и работников кадровых служб администраций муниципальных районов Ленинградской области. Была проведена работа по распределению полномочий пользователей, направленная на обеспечение выполнения требований к защите персональных данных, изложенных в нормах действующего законодательства. Работа пользователей с ИСУ ГМС при этом осуществляется с использованием сертифицированных внутренних каналов связи Администрации Ленинградской области.

Основным результатом организации единой информационной среды на региональном и муниципальном уровне должно стать снижение затрат на ведение Сводного реестра муниципальных служащих Ленинградской области. Автоматизация процесса ведения персональных данных в Администрации Ленинградской области позволит существенно снизить временные затраты на устранение дублирования, возникающего в результате использования разрозненных информационных баз, а также создать мощный инструмент, обеспечивающий оперативной и качественной информацией, необходимой специалистам кадровых служб для принятия решений по управлению персоналом. Помимо этого, при внедрении ИСУ ГМС на уровне районов и поселений ожидаемым становится сокращение затрат на ведение данных по муниципальным служащим.

В целях регламентации процессов эксплуатации ИСУ ГМС и создания системы обеспечения её функционирования был разработан комплекс организационно-распорядительных документов, рекомендованный для утверждения на уровне Администрации Ленинградской области и муниципальных районов Ленинградской области.

The state and municipal employees management information system for the Leningrad Region

The main aim to introduce the Information System for State and Municipal Employees Management for the Leningrad Region (ISSMEM) is to boost the efficacy of the budget state and municipal employees management expenses by introducing a tool allowing for efficient and low cost creation and use of a system of state and municipal employees management.

The implementation of ISSMEM became a part of a complex of integrated effort to implement the concept of the administrative reform in the Leningrad Region.

The primary prerequisite for the increase in the efficiency of state personnel service management was a human resources management system deployment. The routine of such a system is handling thousands data entries for state and municipal employees, because it is actually the source of all the decisions on training, planning, reserving, running competitions for positions in state civil service. Besides that, the system of state service of the Leningrad Region Administration is responsible for maintaining the Joint Registry of municipal employees and municipal employees training.

Handling such amounts of data efficiently appears impossible without implementation of an ISSMEM automation solution. The application laid into the basis of the system building was the SAP HCM, installed on three servers (development, testing and production), located at the premises of the Leningrad Region Administration. The amount of ERP 2005 licenses acquired and, consequently, the number of the system users reached 38 and allowed to enable functioning of the Administration’s specialists along with the specialists of the human resource divisions of the municipal districts of the Leningrad Region. Extensive work have been performed to arrange user access rights to conform with the security and personal information safety requirements according to the current legislation. The users access the ISSMEM through the certified internal data channels of the Leningrad Region Administration.

The main effort of the regional and municipal united informational field creation is reducing costs on the Joint Registry of municipal employees of the Leningrad Region filling. The automation of personnel management process in the Leningrad Region Administration allows to reduce outlays on the doubling clearance which appears while using the segmental data bases and to create great facilities of getting actual and high-grade information which is necessary for decision making in the human resource management. Aside from that the ISSMEM implementation in municipal districts and settlements of the Leningrad Region will make expectable reduction of costs on the municipal workers data maintenance.

In order to regulate processes of the ISSMEM routine use and to create its management and support system a package of regulatory documents was developed and recommended for ratifying by the Regional and municipal districts administrations.